发错邮件让你很糗吗？试图用些小技巧来挽救吧！

相信大家一定都会有过这种经验，或是在办公室听到此类突如其来的惨叫声，「啊，邮件寄错了！」，这时候，你该如何解决？装做没这回事、祈祷对方收件匣故障、或是赶紧补封信请对方删掉？无论是哪种方式，都请先做一件事，那就是深呼吸、再深呼吸，等平复好心情后，冷静找出解决方法吧！因为，信件已发出，无论你多想否认，对于企业来说伤害都已造成，所以接下来你该整顿好心情，冷静做出最佳判断：

首先，确认出错的内容

已经发出去的错误邮件，到底错在哪呢？究竟是发错对象、夹带错误档案、报价有误、还是只是写错字。接着依据错误的影响程度与损害大小，评估后续要採取的作为。面对越严重的损失，越要谨慎处理，避免影响到企业商务的营运，当然，若是能马上修补的内容，也请尽快修正并更新资讯给接收者，以免对方造成误会。

採取相对应的作为

确认错误的原因后，接着便要採取相对应作为，以下为一般企业常用的方式：

1. 发信提供修正内容：相信这是多数人第一个想到的方式，建议当你发了修正信后，还是拨通电话给收件者吧，确保当事人有取得你的更正信，让双方在资讯统一且正确的状态下，继续发展后续的合作。

3. 收回已寄到对方收件匣的信件：若已经过了取消传送可取回的时间怎幺办，你只好强制收回已寄到收件端主机的信件了！不过，目前这项功能仅限双方都是 Microsoft Exchange Server 才能执行，且还必须在对方「未读取」的状态下才能发挥作用。

预防甚于治疗

当然我们都不希望邮件误发的状况发生，因此事前都该建立防範机制，利用法律宣告或是邮件批准机制，来保障自己的权益。

1. 邮件的法律宣告：通常我们在信件底下都会有段法律宣告，用意在于声明此封信件的隐私权，并告知非本封信件的收件端指定人，不可使用本信件内容，亦不可擅自修改、保存、複印。

2. 建立企业发信规则：企业内邮件管理的最高权限者，在建立企业邮件规则时，可以设定不同人员、部门的权限，透过制度化的管理减少潜在的资安漏洞。

(用户可以透过邮件供应商所提供的管理介面，制定发信规则）

3. 邮件批准机制：针对企业内的发信机制，制定不同人员权限，当企业员工需要发特定信件时，当内容中提到特定关键字，例如：成本、报价等，一定要获得上级权限的同意，信件方可寄出。

最后，为了避免邮件误发状况发生，建议大家在按邮件送出的按钮之前，多花个几秒钟再次确认信件内容、收件者 mail、信件主旨是否正确，都确认 ok 后，再放心地按下寄出吧！